イベント関連事業 利用シーン

クラウド型イベント業務管理システム | イベントに関わる様々な業種・業務の作業管理をサポート

作業進捗管理

イベント関連業務は、利用する会場側の都合などから、どうしても短期間の決めたらた期間の中で作業が詰め込まれてしまいがちです。作業の進捗管理をしなくてはならない管理者の負担がかなり大きくなってしまうことは避けられません。進捗管理を電話や口頭行っているとそれだけで時間を要します。メールでは内容が不足していた場合には、別途確認をする必要が生じます。
この問題に対して、Tracking@Jobでは、予め報告する項目を設定しておくことで解決することが出来ます。文章だけでは分かりにくい時は写真を添付して報告することも出来ます。また報告する項目に予定として想定している内容を設定しておくことで、予定と異なる実績報告だけを抽出して確認することも出来ます。

画像を使用して分かりやすいお知らせを配信することが出来ます。

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会場施工・設営

イベント会場の施工・設営は時間的な制約が厳しい分、他の施工などに比べてヌケモレなどによる手戻り、やり直し等が起こってはなりません。ヌケモレがあれば後工程の全てに遅れが生じる可能性もあります。同様の理由から作業進捗にも気を配らなければなりません。この2点を現場担当者に全て委ねている様な体制は、ある意味とても危険なことです。
Tracking@Jobでは、まずヌケモレ対策として作業の完了基準や注意点などをチェックリスト化して、確認しながら作業を進める仕組みがあります。また作業の完了状況をリアルタイムで確認することが出来ます。作業報告には撮影した現場写真など画像が添付できますので、作業の実際の実施状況や確認検証の必要な箇所を端末のカメラ機能で撮影し、その場でそのまま報告することが出来ます。管理者はその報告を確認することで、現場に行かずとも進捗確認と作業の実施状態をその場にいるような感覚で確認することが出来ます。

簡単に指示から報告の確認まで行うことが出来る。

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警備

イベント時の警備で重要となってくるのが、いかに不測の事態に対応できるかということだと思います。そのためには、イベント進行や施設内外のトラブルの情報をできるだけ早く共有することが必要です。また通常の誘導時にもイベント進行などの情報が共有されていることでスムーズにお客様への応対が出来るかと思います。
Tracking@Jobでは、まず情報共有の手段としてチャット機能を使用すること出来ます。これによりイベント進行情報やトラブルの情報を各エリアのリーダーに共有することが出来ます。また進行状況などによって警備員を増員しなければならないときなどにも臨機応変な対応をすることが出来るようになります。

報告は現地で行い、場所は地図上で把握する。

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スタッフ研修

イベントでは短期間に一度に多くの人員が必要になるため、イベントスタッフをアルバイトなどの臨時スタッフで賄う場合が多いかと思います。臨時のスタッフには事前の研修が必須ですが、研修には多くの時間と手間がかかってしまいます。また研修期間中も給与が発生することを考えると、出来るだけ効率的に進めたいものです。
Tracking@Jobでは動画による研修のサポートを提供しています。研修内容を動画にすることで、スタッフは、いつでも繰り返し確認出来るようになります。研修の予習や復習に活用して頂くことによって、研修の効率と学習効果を向上させることが出来ます。

対応状況をリアルタイムに把握して、チャットでフォローを行う。

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