機能概要

フィールドサービス向け業務管理クラウド | 業務の標準化による業務改善やPDCAの強化を実現 機能概要

全体システム概要

Tracking@Jobは、全体の業務を管理して各担当者へ作業指示を出す管理者が利用する「管理システム」と各現場担当者(外注会社や外注スタッフ含む)が現地現場でスマホやタブレット(パソコンも可)から利用できる「モバイルアプリ」から構成され、各現場の作業状況がモバイルアプリを通じてリアルタイムに管理システムへ反映され、管理者は個別に情報を収集したり、現地へ向かわなくとも全体の業務を一元管理・集中管理することが可能となります。


作業の標準化

各作業ごとに完了基準となるチェック項目を設定することにより、作業指示の内容が明確になります。それにより確実な作業実施を実現できます。
また完了基準が明確になる他、注意すべき点や忘れやすい点をチェック項目にすることで、作業品質の向上が期待できます。
担当者はその場で設定したチェック項目を確認しながら作業を実施、点検、調査した実績数値を入力、記録しておくことも可能なため、ヌケモレ等が防止できます。特に作業項目やチェック項目が多い業務で活用されると効果的です。


スケジュールカレンダーからの迅速な作業指示

会社の休日や各担当者の休暇予定などが反映された各担当者のスケジュールを確認しながらスピーディーに作業指示をすることができます。頻度が高く、標準化された作業については、予め登録している標準工程作業マスタを参照して指示を出し、突発的な作業やイレギュラーな作業は、標準工程作業マスタから類似した作業をコピーしたうえで編集して指示が出せますので、確実で迅速な指示出しが可能となります。もちろんカレンダー上の予定作業はドラッグアンドドロップで簡単に移動でき、作業日や担当者が自動的に変更されます。



設備機器台帳で継続的なメンテナンス・修理もしっかりと管理

建物や設備、機器など管理対象を一元管理できます。各管理対象にひもづけて、過去の作業履歴や障害履歴、各種文書(PDFファイル)を管理できますので、現地で作業する担当者は、いつでも、外出先などどこからでも事前に案件作業の情報を参照し、準備しておくことができます。



入退場をGPS記録し、スタッフの稼働状況を地図上で視覚的に把握

各現場担当者の現地への入場、退場を時刻とともにGPS位置を記録できます。これによりスタッフの所在が地図上で視覚的に確認でき、別の案件で緊急訪問が必要になった場合や別の担当者への応援要請などの移動指示を迅速に適切な担当者へ行うことができます。



担当者からの結果報告をしっかりと管理

各担当者からの結果報告をすべて確認して消込み処理をする、アラートのある作業結果報告のみ消込み処理をする、結果報告の消込み処理をしない、について管理システムから設定することができます。消込み処理をする場合には、各担当者から報告された内容をリアルタイムに確認し、すぐに適切な対応をとることができます。また、報告の確認モレを防ぐこともできます。


各担当者が撮影した現場写真を一元管理

現場での作業前、作業後などの写真撮影は、各担当者が撮影して保存した時点でサーバーへ一元的に保管され、管理者はいつでも参照することができます。撮影された写真は、案件や担当者にひもづいて格納されますので、後から写真を整理し直す必要がなくなります。また、管理システムから設定すると、作業完了報告時に写真をZipファイルで一括ダウンロードできるURL付きのメールを決められたメールアドレス宛に自動送信することもできます。


標準機能一覧

Tracking@Jobは、上記に挙げた機能の他にさまざまな機能を持っています。

管理側機能
設備・機器台帳 建物や設備・機器など継続的にメンテナンスや修理などの作業をする対象となるものを台帳管理できます。各管理対象にひもづけて過去の案件・作業履歴や障害履歴、各種文書(PDF)を一元管理できます。
案件管理 案件・物件の住所、電話、内容などの登録を行い一括管理できます。
ジョブマスタ登録 対象業務の作業分類を作成し、分類ごとに予め標準的な作業を登録しておくことが出来ます。各標準作業には完了基準となるチェックリストを自由に設定することが出来ます。
点検チェック項目登録 作業実施にあたって、各担当者に点検や調査の結果を記録させたい場合には、数値項目や選択肢項目、テキスト項目を設定し、作業時にその結果を報告させ、実績データとして蓄積することが出来ます。
スケジュールカレンダー 週次カレンダー、日次カレンダー、日ごとの担当者調整用カレンダーで、各担当者の稼働状況、実施進捗を把握しながらアサイン(担当割り)や進捗管理をすることができます。また、カレンダーから直接各担当者へ簡単に作業指示を出すことができます。また、建物や設備、機器など管理すべき対象ごとのスケジュールカレンダーに切り替えることもできます。
作業指示 各案件ごとに期限や予定開始・終了日時と共に各担当者へ作業を指示できます。これにより案件ごとの進捗管理や実績報告の管理が可能となります。また、作業を分類して10種類で色分けして視覚的に実施状況を把握することができます。
イレギュラー作業の見える化 作業マスタに登録されていない規定外(イレギュラー)作業もカレンダーから簡単に指示することができます。どのような規定外(イレギュラー)作業が実施されたのか、後から振り返り検証をすることができ、業務の標準化、効率化に取り組むきっかけにすることができます。
実施報告の消込み確認管理 管理者が各担当者からあがってくる作業実施後の報告について確認消込みをするかどうか選択できます。「すべての作業を確認し消込み処理をする」「アラートのある作業のみ確認し消込み処理をする」「確認消込み処理はしない」の中から管理する業務に合わせて選択することで各社にあった確認方法により報告管理することができます。
進捗管理
予実績管理
案件ごと、担当者ごとの進捗状況や実施結果を閲覧できます。遅延の発生している作業の抽出や予定と実績に差異のある作業を抽出することができるので、業務改善すべき作業が明確になります。
入退場記録の閲覧 担当者が現場に入退場した記録がGPS情報と共に閲覧できます。また、現在稼働中の担当者の位置が地図上で把握できます。
メール通知・画像送付機能 各案件に設定されたメールアドレスや固定設定のメールアドレス宛に、入退場のタイミングや作業完了のタイミングで定型メールを送信することができます。また、作業完了のタイミングで通知するメールには、現場で撮影した写真をZipファイルでダウンロードできるURLが書かれたメールにするかどうかを予め選択して設定しておくことができます。
参照制限機能 担当者ごとに担当案件以外の閲覧制限やアプリ機能自体の利用制限を行うことが出来ます。外注スタッフなど担当案件だけで使用してもらうケースなどに利用します。
現場写真管理 現場で撮影した写真やその他画像を閲覧することができます。言葉では伝わりにくい現場の状態を確認することができ、また、撮影写真は、案件ごと、担当者ごと、実施作業ごとに自動的にひもづけられて管理されますので、管理者は、受け取った写真画像を後から整理をする必要もありません。
情報共有機能 本部から担当者へ文章・画像・動画による情報発信を行うことが出来ます。
セキュリティ強化機能 アクセスできるIPアドレスを制限出来ます。また、制限する利用端末の(利用可・利用不可)を集中管理することが出来ます。
『働くDB』標準API搭載 ラクス社のノンプログラミングで様々な業務システムを構築できるクラウド型Webデータベース『働くDB』とデータのやりとりを可能とするAPIを標準装備しています。
アプリ側機能
作業スケジュール確認 ログインすると、各人が実施すべき作業がカレンダー形式で表示されます。また、まだ予定がたっていない作業や遅延している作業をすぐに確認することができます。
作業内容確認 担当者は自分に割り当てされている作業を確認し、必要に応じて作業予定日時を決めたり、変更したりすることが出来ます。また、他のメンバーも含めた案件全体の作業実施状況についても閲覧することが出来ます。
場所の地図による確認 担当者は自分の担当する案件の場所を地図上で確認することができます。また、他のメンバーが入場している場所についても地図上で確認することができます。
設備・機器などの情報参照 担当者は自分の担当する案件に関連する建物や設備、機器などの障害履歴や各種文書(PDF)を入場前にしっかりと確認し、準備して作業に入ることができます。
チェックリスト・点検入力 担当者はチェック項目を確認しながら作業を行うことができます。点検、調査した結果の実績数値などを入力しながら作業が行えます。
作業完了報告 作業が終了したら結果を入力して頂きます。報告には現場で撮影した写真をそのまま自動添付することが出来ます。結果を入力すると同時に報告される仕組みとなっているので報告漏れがなくなります。
入退場登録 現場への入退場記録を登録することが出来ます。入退場記録はGPS情報とひもづいた状態で記録されます。また地図上で稼働中の担当者の位置を把握することができ、担当者を選んでそのまま電話をかけることもできます。
チャット機能 社内の情報共有や協力会社との情報共有などに活用できます。チャットルームが自由に作れる(管理側機能)ので、電話やメールでの分散した手段でのやり取りを極力チャットで行うことにすれば、案件引継ぎの際に過去から時系列に記録されたやり取りを参照してもらうことで早期キャッチアップする利用方法も可能です。
セキュリティ強化機能 制限するIPアドレスが設定されている場合、設定されているIPアドレスからのアクセス以外からはログインできません。また、制限する利用端末の(利用可・利用不可)管理にもとづき、利用端末からの利用時に端末識別認証をします。この2つともが設定されている場合、設定されているIPアドレス以外からのアクセスであっても利用端末として許可された端末からはアプリ側のみアクセス可能となります。
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