イベント関連事業

クラウド型イベント業務管理システム | 展示会、フェスタなどイベントの準備段階から実施当日までの全体業務を管理するイベント業務管理士支援システム

イベント会社の要望

明確な指示と作業の標準化

不明瞭な指示によるヌケモレ

いつもながらの同じ工程といえども、それぞれのイベント(案件)ごとに必要となるモノや作業は多少違うものです。担当者へ指示を出す場合には、何が必要でどんな作業を行うのか、ゴールイメージを含めて明確に指示をしなくてはヌケモレの原因となります。また、各イベント(案件)が発生する都度、管理者が毎回、過去の経験を振り返りながら指示を出していたのでは、かなりの手間と時間が掛かってしまいますし、こちらもヌケモレの原因となります。
Tracking@Jobでは、標準工程と各工程で想定される標準作業をマスタ登録しておくことで、各イベント(案件)ごとに、標準作業工程マスタにもとづいて、必要となる作業指示のみを選択しながら指示を出すことができます。まずは、過去に行った作業や想定される作業を標準作業として整理し、マスタへ登録して頂きます。実際にイベント(案件)が発生しましたら、そのイベント(案件)で必要な作業だけを標準作業工程マスタの中から選択するだけで各担当者へ作業指示ができるようになります。また、各作業には完了基準となるチェックリストを設定することも出来ますので、各担当者の勘違いや確認忘れなどによるトラブル防止にもつながります。

短時間で報告確認を行う。

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タイムリーな情報共有環境の整備

情報を全体に共有するのは時間が掛かる。

イベント当日は、様々なトラブルも含め、イレギュラーな出来事が発生するかと思います。そのような緊急性の高い情報は迅速にスタッフ全員へ伝達される必要があります。想定外のトラブルでは管理者が迅速に対処の指示をしなくてはなりません。しかし、トラブルの問題の大小に関わらず、そういった情報を一度管理者に報告してから、再度管理者が全体にアナウンスする方式では、時間が掛かってしまいますし、管理者の対応負担も大きいでしょう。
Tracking@Jobのチャット機能やお知らせ機能を利用することで、迅速な情報共有をすることが可能となります。トラブルなどの情報を専用のチャットルームで迅速に報告することにより、情報を全スタッフで共有します。その後、管理者はトラブルの緊急性や重要性などを判断して、必要であれば詳細な情報をお知らせとして全体に告知します。また指示が必要な場合であれば各担当者に指示を出すことも出来ます。

情報の第一報を迅速に共有する。

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完了基準の設定とセルフチェック

淡々と作業をこなすだけだと、作業モレに気づかない。

管理者の皆さんは、イベントの進行はできるだけスムーズに、トラブルなく行いたいと思っておられることと思います。スムーズに進行するには、進行状況に応じて必要となる作業を確実にこなしていく必要があります。進行表や業務マニュアルなどで、ヌケモレを防ぐ対策を立てているという企業様も中にはあると思います。それでも忘れてしまった時は、素早く忘れてしまったことに気付きフォローをすることが大切になります。
Tracking@Jobでは進行状況に応じて実施しなければならない作業についてその場で確認しながら作業を行うことができます。また各作業に関連するチェック項目が全て完了にならないと作業を完了に出来ない仕組みとなっているので、ヌケモレを未然に防止できます。また管理者は作業の実施状況をリアルタイムに確認することができるので、担当者が作業を忘れている場合には、各人に対して直接コンタクトするなどの迅速な対処をすることが可能となります。

作業担当者と管理者による二重チェックでヌケモレを防ぐ

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